Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?

Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?

Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.

Те АО и ООО, которые отказались от печати должны были:

внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;

не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);

для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.

Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.

Архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные специализируются на организациях с государственной формой собственности. Муниципальные (или городские) архивариусы принимают бумаги от частных фирм, которые зарегистрированы в данном городе или муниципальном образовании. К примеру, организации, зарегистрированные в Москве, передают свои документы при ликвидации в ЦГАТО г. Москва.

Сдача документов в архив при ликвидации – это строго регламентированный процесс, требующий предварительного подписания договора о хранении с архивом, который будет осуществлять приемку документов на хранение. Если владельцы предприятия упустили из виду данный нюанс, то архив из-за ошибок в упорядочении документов или наличия пропусков в документах может отказать в приемке дел.

Ликвидация ООО нередкое мероприятие, которое требует подготовки обязательной документации, предоставления ее в соответствующие ведомства, а также сдачу в архив. Процесс передачи итоговой документации в архив очень громоздкий и трудоемкий. Дело в том, что список документации, которую следует передать на хранение очень значительный. В него входят бумаги:

• акт по передаче основных средств предприятия;
• документы об оплате долгов кредиторам и подрядным фирмам;
• завершающие расчеты с наемными сотрудниками;
• сверка взаиморасчетов с ИФНС и внебюджетными фондами;
• другие документы, которые оформляются во время проведения процедуры ликвидации.

Следует также упомянуть о том, какие документы сдаются в архив при ликвидации дополнительно. В архив следует направить внутренние бухгалтерские документы и бумаги, касающиеся личных данных работников и их трудоустройства. К таким относятся:

• приказы, должностные инструкции, личные дела работников, трудовые соглашения, личные карточки, характеристики и журналы регистрации;
• лицевые счета по расчетам, акты о несчастных случаях;
• неполученные трудовые книжки.

По требованию архивного хранилища фирма должна передать пакет необходимых бумаг, к примеру, оригиналы учредительных документов, включая устав.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия и основные положения, регулирующие организацию сохранности подобной документации, прописаны в основных правилах работы архивов компаний. Прежде всего следует отметить, что в случае ликвидации фирмы не все бумаги должны быть отданы на хранение. При наличии преемника, большая часть документации передается на хранение именно ему.

Такое положение прописано в основных правилах работы архивов фирм. В этом же документе указано, что организацией хранения и передачей документации занимается ликвидационная комиссия. Образец оформления реестра документов, передаваемых в архив можно посмотреть и скачать здесь: [Образец описи документов, передаваемых в архив].

Место и сроки передачи документов ликвидируемого ООО в архив

В какой архив сдавать документы при ликвидации, зависит от вида документации. К примеру, бумаги, касающиеся личных данных учредителей и работников фирмы, передаются в госархив. Является ли документация источником комплектации хранилища, можно узнать у ответственного органа управления архивом.

Чаще всего госархив наполняется за счет документов крупных предприятий и ведомств.

Если у фирмы нет вышестоящей организации или правопреемника, то бумаги направляются в архивное хранилище документации по личному составу. Чтобы получить необходимые сведения, представитель предприятия должен обратиться в архивный орган, действующий в пределах региона. Перед встречей с архивистом следует определиться с такими моментами:

• определить крайние даты, которые будут формировать архивный фонд компании;
• рассчитать число дел, подлежащих передаче в хранилище, отдельно по каждой группе: для постоянного хранения сроком от 10 лет и для временного размещения – до 10 лет, а также бумаги по личному составу.

Передача документации начинается после завершения процедуры ликвидации компании в виде внесения изменений в ЕГРЮЛ. Порядок проведения мероприятия устанавливается вышеуказанными правилами.

Заключение

Передача документов в архив при ликвидации ООО является обязательной процедурой и имеет ряд особенностей:

1. В случае ликвидации фирмы, документация передается преемнику, вышестоящему органу или в госархив.
2. Бумаги, связанные с кадровым составом фирмы, обязаны храниться в специальном хранилище.
3. Передача документации должна начаться после того, как ликвидация будет завершена и пройдет официальную регистрацию в ИФНС.

Образцы заявлений и бланков

Вам понадобятся следующие образцы документов:

Санкции для нарушителей

Если хранение документов после ликвидации ООО осуществляется ненадлежащим образом, это является правонарушением. За его совершение ответственность предусмотрена двумя статьями КоАП РФ (Кодекса об административных правонарушениях) – ст. 13.20 и ст. 13.25 (п.2). Однако с их применением есть сложности, что позволяет массово нарушать установленные законом требования к сохранности документов.

В частности, ст. 13.25 грозит юридическим лицам, нарушившим срок и порядок хранения документов, штрафом в размере 200 000 – 300 000 рублей. Но применить его к ликвидированной компании, бывшее руководство которой, например, выкинуло или сожгло бумаги, не удастся. Для должностных лиц штраф небольшой, он составляет 2 000 – 5 000 рублей. Но и эту санкцию можно вменить только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП, ст.4.5).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Главные темы месяца

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
«согласно ГСДОУ головной печатью заверяются следующие документы:

• копии учредительных документов;

• договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;

• штатное расписание и изменения к нему;

• акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);

• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

• платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);

• банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;

• архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;

• отчеты установленной формы и пр.

Внутриведомственными инструкциями может быть оговорено обязательное наличие печати на запросах, направляемых в сторонние организации (например, запросы силовых структур в банки о движении денежных средств на счетах подозреваемых организаций).

А вот приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.

Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации.

При этом следует помнить, что на большинстве кадровых документов (приказах, распоряжениях и т.п.) печать не ставится. Исключение составляет трудовая книжка, в которой печатью нужно заверять титульный лист (при его заполнении или внесении изменений)[3] и запись об увольнении[4].

Печатью службы ДОУ заверяются копии растиражированных внутренних документов.»

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

• для должностных лиц – от 2500 руб.;
• для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.

Кто может привлечь к ответственности?

Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.

Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия. Но только ее одной будет недостаточно. Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги. По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).

Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.

Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.

• персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.

Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

Образцы документов в этой статье для скачивания:

Нормативно-правовые источники при работе с архивом: